Privatlivspolitik for Fridayy

Fridayy ApSCVR-nr.: 46761863Hellerupvej 58, 1. th. tv.2900 HellerupDanmarkE-mail: kontakt@fridayy.dk

Du er velkommen til at kontakte os på ovenstående e-mailadresse, hvis du har spørgsmål til denne privatlivspolitik eller til Fridayys behandling af personoplysninger.

Fridayy er dataansvarlig for de personoplysninger, vi behandler til vores egne formål.

Det gælder blandt andet, når du besøger vores hjemmeside, kontakter Fridayy, opretter eller anvender en bruger på platformen, repræsenterer en virksomhed, der er kunde hos Fridayy, kommunikerer med os om vores tjenester eller modtager support fra os.

Vi kan i den forbindelse behandle oplysninger såsom navn, virksomhedsnavn, e-mailadresse, telefonnummer, bruger- og kontooplysninger, login- og sessionsoplysninger, korrespondance med Fridayy samt oplysninger om brugen af vores tjenester.

Formålene kan blandt andet være at:

administrere kunde- og brugerforhold, levere og vedligeholde Fridayys tjenester, yde support, besvare henvendelser, administrere adgang og sikkerhed, dokumentere aftaleforhold og overholde retlige forpligtelser.

Behandlingen sker afhængigt af situationen på grundlag af, at behandlingen er nødvendig for at indgå eller opfylde en aftale, for at overholde en retlig forpligtelse eller på baggrund af Fridayys legitime interesse i at drive, sikre og administrere vores virksomhed og tjenester.

Hvis du repræsenterer en virksomhed, der er kunde hos Fridayy, vil behandlingen ofte være baseret på vores legitime interesse i at kunne administrere kundeforholdet med den virksomhed, du repræsenterer.

Fridayy leverer en AI-baseret kundeserviceplatform til virksomheder.

Når en virksomhed anvender Fridayy til at kommunikere med eller håndtere sine egne kunder, vil virksomheden som udgangspunkt være dataansvarlig for slutkundernes personoplysninger, mens Fridayy behandler oplysningerne på virksomhedens vegne.

Fridayy kan i den forbindelse blandt andet behandle:

navn, e-mailadresse, telefonnummer, adresser og serviceadresser, beskeder, chats, e-mails, samtalehistorik, noter, kundehenvendelser, booking- og aftaleoplysninger, ønskede datoer og tidspunkter, oplysninger om tilbud og priser, ordre- eller serviceoplysninger samt andre oplysninger, som slutkunden eller virksomheden giver i forbindelse med kundeservice.

Afhængigt af den konkrete funktion kan Fridayy også behandle tekniske identifikatorer, adresse-ID'er og geografiske koordinater, når dette er nødvendigt for eksempelvis adressevalidering, rute- eller bookingfunktioner.

Fridayy behandler disse oplysninger for at levere de funktioner, som virksomhedskunden har valgt at anvende.

Virksomhedskunden er ansvarlig for at have det nødvendige behandlingsgrundlag over for sine egne kunder og for at give Fridayy de nødvendige instrukser om behandlingen.

Hvis du er slutkunde hos en virksomhed, der anvender Fridayy, og ønsker indsigt, rettelse, sletning eller at gøre brug af andre rettigheder, bør du som udgangspunkt kontakte den virksomhed, du har været i kontakt med. Fridayy bistår vores virksomhedskunder med sådanne anmodninger, når det er nødvendigt.

Fridayy anvender kunstig intelligens til at understøtte kundeservicefunktioner.

AI kan blandt andet anvendes til at forstå og kategorisere kundehenvendelser, generere eller foreslå kundeservicesvar, udarbejde korte resuméer, strukturere oplysninger fra samtaler og understøtte andre kundeservicefunktioner.

Fridayy anvender blandt andet OpenAI til sådanne funktioner.

Når en AI-funktion anvendes, kan relevante dele af en kundehenvendelse blive sendt til OpenAI. Det kan eksempelvis omfatte kundens besked, relevante tidligere beskeder i samtalen, virksomhedens relevante vidensbaseoplysninger og øvrig kontekst, der er nødvendig for den konkrete funktion.

Fridayy tilstræber at begrænse de oplysninger, der sendes til AI-tjenester, til det, der er nødvendigt for den konkrete funktion.

I visse dele af Fridayy bruges AI til at udarbejde svarudkast og resuméer til virksomhedens medarbejdere. Sådanne svarudkast kan være genstand for menneskelig gennemgang, før de sendes til slutkunden.

AI-genereret indhold kan indeholde fejl og bør ikke i sig selv betragtes som en garanti for, at en bestemt handling, booking, refundering eller anden disposition er gennemført.

En virksomhed kan vælge at forbinde sin Gmail-konto til Fridayy.

Når Gmail-forbindelsen aktiveres, anvender Fridayy Google APIs til at hente e-mails fra den tilsluttede Gmail-konto og til at sende e-mails på virksomhedens vegne.

Fridayy kan i den forbindelse få adgang til og behandle oplysninger såsom:

afsender- og modtageradresser, e-mailens emne, beskedindhold i tekst- og HTML-format, tidspunkt og tekniske mailidentifikatorer, oplysninger om mailtråde samt relevante indlejrede billeder, når disse indgår direkte i e-mailens indhold.

Oplysningerne anvendes til brugerrettede Fridayy-funktioner, herunder en samlet kundeserviceindbakke, visning og behandling af kundehenvendelser, AI-baserede resuméer og svarudkast samt afsendelse af e-mails via den forbundne Gmail-konto.

Fridayy anmoder alene om de Google-tilladelser, som er nødvendige for de funktioner, vi tilbyder.

Fridayy sælger ikke Google-brugerdata og anvender ikke Google-brugerdata til annoncering, retargeting, markedsføringsprofilering, kreditvurdering eller salg til databrokere.

Google-brugerdata videregives kun, når det er nødvendigt for at levere de funktioner, brugeren har aktiveret, for at beskytte tjenestens sikkerhed, for at overholde gældende lovgivning eller i andre tilfælde, der er tilladt efter Googles gældende regler.

Adgang til Google-brugerdata for medarbejdere eller andre personer begrænses til situationer, hvor det er nødvendigt og tilladt, eksempelvis efter brugerens udtrykkelige anmodning, i forbindelse med sikkerhed og fejlsøgning eller for at overholde retlige krav.

Fridayys brug og overførsel af oplysninger modtaget fra Google APIs sker i overensstemmelse med Google API Services User Data Policy, herunder de gældende Limited Use requirements.

Fridayy kan også sende e-mails på vegne af virksomhedskunder via andre e-mailtjenester, når den konkrete funktion anvender dette.

Det gælder eksempelvis udsendelse af tilbud eller anden servicekommunikation.

I den forbindelse kan blandt andet modtagerens navn, e-mailadresse, beskedindhold, tilbudsoplysninger og tekniske leveringsidentifikatorer blive behandlet.

Fridayy anvender blandt andet Resend til visse e-mailfunktioner.

Fridayy kan på vegne af virksomhedskunder sende servicebeskeder og bekræftelser via SMS.

Fridayy anvender blandt andet GatewayAPI til SMS-afsendelse.

I forbindelse med SMS kan blandt andet modtagerens telefonnummer, beskedens indhold, tekniske beskedidentifikatorer samt status for afsendelsen blive behandlet.

Fridayy kan desuden anvende 46elks i forbindelse med telekommunikationsfunktioner, eksempelvis registrering af relevante opkaldshændelser.

Fridayy anvender ikke på nuværende tidspunkt Retell som en del af den aktive tjeneste.

Fridayy kan integreres med eksterne systemer, som vores virksomhedskunder anvender til eksempelvis kundestyring, booking, kalender, planlægning og serviceadministration.

Dette omfatter blandt andet integration med SkvizBiz.

Når en virksomhed vælger at forbinde Fridayy med et sådant system, kan Fridayy efter virksomhedens instruktion få adgang til, modtage eller sende de oplysninger, som er nødvendige for den valgte funktion.

Det kan eksempelvis være navn, telefonnummer, e-mailadresse, adresse, kundeidentifikatorer, bookingoplysninger, aftaler, kalenderoplysninger, priser og oplysninger om en kundes serviceforhold.

Fridayy anvender eksterne danske adresse- og korttjenester til blandt andet adressevalidering og funktioner, der afhænger af en bestemt adresse.

Fridayy anvender blandt andet tjenester fra Adressevælger og Dataforsyningen.

I den forbindelse kan en indtastet adresse, adresseidentifikator eller geografiske koordinater blive sendt til den relevante tjeneste.

Fridayy anvender eksterne tekniske leverandører til at levere og drive platformen.

Disse omfatter på nuværende tidspunkt blandt andet Supabase til database, autentifikation og datalagring, Vercel til hosting og serverinfrastruktur, OpenAI til AI-funktioner, Google til Gmail-integration, Resend til e-mail, GatewayAPI til SMS, 46elks til telekommunikationsfunktioner og Sentry til teknisk fejlovervågning.

Derudover kan kundespecifikke integrationer som SkvizBiz behandle oplysninger, når den enkelte virksomhed vælger at aktivere integrationen.

Fridayy begrænser så vidt muligt de oplysninger, der sendes til tekniske leverandører, til det, der er nødvendigt for at levere den relevante funktion.

Fridayys tekniske overvågning er konfigureret med henblik på at begrænse unødvendig indsamling af brugeroplysninger og beskedindhold.

Fridayy anvender både europæiske og internationale tjenesteudbydere.

Supabase-databasen, som Fridayy på nuværende tidspunkt anvender i produktion, er placeret i en EU-region.

Andre leverandører eller deres underleverandører kan i visse situationer behandle eller få adgang til personoplysninger uden for EU/EØS.

Når en sådan behandling indebærer en overførsel til et land uden et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau efter EU-Kommissionens regler, skal Fridayy anvende et gyldigt overførselsgrundlag efter databeskyttelsesreglerne.

Det kan eksempelvis være en relevant tilstrækkelighedsafgørelse, Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller en anden lovlig overførselsmekanisme.

Fridayy opbevarer ikke personoplysninger længere, end det er nødvendigt i forhold til de formål, oplysningerne behandles til, eller så længe det er nødvendigt for at overholde retlige forpligtelser.

Opbevaringsperioden afhænger derfor blandt andet af:

typen af oplysninger, den funktion oplysningerne indgår i, virksomhedskundens instruktioner, kundeforholdets varighed, behovet for at dokumentere kommunikation eller handlinger, sikkerheds- og driftsmæssige behov samt eventuelle lovkrav.

Når Fridayy behandler slutkundedata på vegne af en virksomhedskunde, håndteres sletning og opbevaring som udgangspunkt i overensstemmelse med virksomhedskundens instruktioner og de aftalte rammer for tjenesten.

Visse tekniske data kan have særskilte opbevaringsperioder af hensyn til eksempelvis sikkerhed, fejlsøgning eller revisionsspor.

Oplysninger, som Fridayy er retligt forpligtet til at opbevare, opbevares i den periode, som den relevante lovgivning kræver.

Fridayy anvender på nuværende tidspunkt ikke cookies eller tilsvarende teknologier til markedsføring, annoncering eller tracking.

Fridayys platform anvender dog teknisk nødvendige mekanismer til at få tjenesten til at fungere.

Det kan blandt andet omfatte cookies til login og sessionshåndtering, kortvarige sikkerhedscookies i forbindelse med eksempelvis OAuth-forbindelser samt lokal lagring eller sessionslagring til funktioner såsom brugerens sprogvalg, visningstema og den aktuelle chatsession.

Disse teknologier anvendes til funktionelle og sikkerhedsmæssige formål og ikke til markedsføringsprofilering.

Hvis Fridayy senere indfører ikke-nødvendig analytics, marketingcookies eller anden tracking, opdaterer vi denne politik og indhenter samtykke, hvor dette er påkrævet.

Fridayy anvender tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte personoplysninger mod blandt andet tab, misbrug, uautoriseret adgang, ændring og uberettiget videregivelse.

Dette omfatter blandt andet adgangskontrol, adskillelse mellem virksomhedskunders data, sikker håndtering af sessionsoplysninger, krypteret lagring af integrationscredentials og begrænsning af adgang til følsomme systemfunktioner.

Visse filer og integrationsdata lagres i private områder og udleveres kun gennem kontrolleret adgang.

Fridayy arbejder løbende med platformens sikkerhed og med at begrænse unødvendig behandling og eksponering af personoplysninger.

Fridayys tjenester kan anvende automatiserede systemer og kunstig intelligens til at analysere kundehenvendelser, foreslå svar, kategorisere henvendelser eller understøtte kundeserviceprocesser.

Fridayy anvender på nuværende tidspunkt ikke disse funktioner med det formål selvstændigt at træffe automatiske afgørelser om en fysisk person, som har juridisk virkning eller på tilsvarende måde væsentligt påvirker personen, på Fridayys egne vegne.

Virksomhedskunder er ansvarlige for deres egen anvendelse af Fridayys funktioner og for de handlinger, de vælger at foretage på baggrund af oplysninger eller forslag fra platformen.

Når Fridayy er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, har du efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder.

Afhængigt af omstændighederne kan du blandt andet have ret til indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig, rettelse af urigtige oplysninger, sletning, begrænsning af behandlingen, dataportabilitet og indsigelse mod visse behandlinger.

Hvis en behandling er baseret på dit samtykke, kan du som udgangspunkt trække samtykket tilbage.

Rettighederne er ikke absolutte, og der kan være situationer, hvor Fridayy lovligt kan eller skal afslå en anmodning helt eller delvist.

Du kan kontakte os på kontakt@fridayy.dk, hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder.

Hvis Fridayy alene behandler oplysningerne som databehandler for en af vores virksomhedskunder, vil den pågældende virksomhed som udgangspunkt være ansvarlig for at håndtere din anmodning.

Hvis en virksomhed ikke længere ønsker, at Fridayy skal have adgang til virksomhedens Gmail-konto, kan forbindelsen afbrydes eller Googles adgang til Fridayy tilbagekaldes via den relevante Google-konto.

Når en Google-autorisation ikke længere er gyldig, må Fridayy ikke fortsætte med at anvende den tidligere autorisation til at hente nye Google-data.

Eksisterende oplysninger, som allerede er behandlet og lagret i Fridayy, håndteres efter de almindelige regler om opbevaring og sletning i denne privatlivspolitik og efter den relevante virksomhedskundes instruktioner.

Hvis du er utilfreds med Fridayys behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til først at kontakte os på kontakt@fridayy.dk.

Du har også ret til at klage til:

DatatilsynetCarl Jacobsens Vej 352500 ValbyDanmark

Yderligere information findes på Datatilsynets hjemmeside.

Fridayy kan løbende ændre denne privatlivspolitik, eksempelvis hvis vores tjenester, integrationer, leverandører eller behandling af personoplysninger ændrer sig.

Den senest gældende version vil være tilgængelig på Fridayys hjemmeside.